Apps de gestion
Abonnements
Vendez des formules d'abonnement qui donnent une remise, des séances incluses ou les deux. Chaque abonnement a sa propre facture et commence une fois celle-ci payée.
Qui peut l'utiliser : Propriétaire, Administrateur et Agent, ou un rôle personnalisé avec « Répondre aux conversations, les reprendre et les attribuer ». Créer et modifier les formules, annuler un abonnement et les paramètres demandent « Modifier les réglages et les connexions de l'espace » (Propriétaire et Administrateur).
Les images montrent les écrans en anglais. Les étapes citent les boutons et les onglets tels que votre tableau de bord les affiche en français.
Étape 1 : Ouvrez Abonnements depuis Apps
Appuyez sur « Apps », puis sur « Abonnements ». L'onglet Membres liste chaque abonnement avec sa formule, son premier et son dernier jour et son prix, par Tous, Actifs, « En attente de paiement », « Fin dans 30 jours » et Terminés.
Étape 2 : Appuyez sur « Nouvelle formule »
Dans l'onglet Formules, donnez à la formule un « Nom », un « Prix » et sa « Durée » en jours ou en mois. Sous « Séances incluses », choisissez un « Service » et le nombre de « Séances » ; sous « Remise », saisissez le « Pourcentage de remise » et choisissez entre « Chaque ligne » et « Les services choisis ». Une formule donne une remise, des séances ou les deux. Appuyez sur « Enregistrer la formule ».
Modifier une formule ne change que les abonnements créés ensuite, jamais ceux déjà créés.
Étape 3 : Appuyez sur « Ajouter un membre »
Trouvez la personne dans le registre par nom, téléphone ou e-mail et appuyez sur « Choisir ». Choisissez la « Formule » et le « Premier jour » ; le dernier jour est compté à partir de celui-ci. Appuyez sur « Ajouter le membre ».
Étape 4 : Enregistrez le paiement sur sa facture
L'abonnement a sa propre facture au prix de la formule et reste « En attente de paiement » jusqu'à ce qu'un paiement qui la couvre soit enregistré dans Factures. Appuyez sur le numéro de facture de l'abonnement pour l'ouvrir. Une fois la facture payée, l'abonnement est Actif et sa remise et ses séances s'appliquent.
Étape 5 : Appuyez sur « En utiliser une »
Sur un abonnement actif, « Séances » indique combien il en reste pour chaque service. Pour une visite sans facture, ajoutez une note si vous le souhaitez et appuyez sur « En utiliser une ». Sur les brouillons de facture du membre, « Appliquer les avantages membre » place sa remise et ses séances couvertes sur les lignes.
« Rendre » restitue une séance utilisée à l'accueil par erreur. Une séance utilisée sur une facture revient quand sa ligne est retirée ou que la facture est annulée.
Étape 6 : Appuyez sur « Renouveler »
Un abonnement actif ou expiré peut être renouvelé. Le nouvel abonnement a sa propre facture et commence le lendemain de la fin de l'abonnement en cours. Chaque jour, les abonnements dont le dernier jour est passé passent à Expiré.
Un responsable peut appuyer sur « Annuler l'abonnement » : ses avantages s'arrêtent aussitôt et sa facture ne change pas, alors annulez-la ou remboursez-la dans Factures si nécessaire.
Étape 7 : Activez les rappels de renouvellement
Dans les paramètres, activez « Écrire aux membres avant leur dernier jour » et réglez les « Jours avant le dernier jour ». Chaque abonnement reçoit un seul e-mail, uniquement quand sa formule est réglée sur « Votre équipe le renouvelle, et le membre reçoit un rappel », envoyé à l'e-mail du registre.
Conseils
- Une formule gratuite n'a pas de facture et est active tout de suite.
- Archivez une formule pour ne plus la proposer. Ses membres gardent leur abonnement, et « Proposer à nouveau » la remet en place.
- Les cabinets tenus par des médecins inscrits en Inde peuvent activer « Ce cabinet est tenu par des médecins inscrits en Inde » dans les paramètres. Les formules qui donnent une remise sont alors masquées et aucune remise membre n'est appliquée sur une facture ; les formules de séances seules restent disponibles.
Limites et activation
- L'app Abonnements est désactivée tant qu'un Propriétaire ou un Administrateur ne l'active pas dans Apps. Elle a besoin des apps Clients et Factures, qui s'activent avec elle.
- Votre formule peut limiter le nombre de formules d'abonnement que vous proposez ; les formules archivées et leurs membres ne comptent pas. Il n'y a aucune limite sauf si votre formule en fixe une.
- Les rappels de renouvellement sont désactivés tant qu'un responsable ne les active pas dans les paramètres.
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