تطبيقات الأعمال
المصروفات
سجّل ما ينفقه نشاطك مع إيصاله، وأرسله إلى مدير ليوافق عليه، واطّلع على الإجماليات حسب الشهر أو الفئة أو المورد.
من يمكنه استخدامه: الأدوار «المالك» و«مدير» و«وكيل»، أو دور مخصّص يملك صلاحية «الرد على المحادثات وتوليها وإسنادها». الموافقة أو الرفض، وتبويبا «التقرير» و«الإعدادات»، و«تصدير CSV» تتطلب صلاحية «تغيير إعدادات مساحة العمل واتصالاتها» (للدورين «المالك» و«مدير»).
تعرض الصور الشاشات بالإنجليزية، أما الخطوات فتذكر الأزرار والتبويبات بأسمائها التي تظهر في لوحة التحكم بالعربية.
الخطوة 1: افتح «المصروفات» من «التطبيقات»
اضغط «التطبيقات»، ثم «المصروفات». صفِّ القائمة حسب «الموافقة» و«الدفع» و«الفئة» والتواريخ. ويرى المدير أيضًا في الأعلى عدد المصروفات التي تنتظر موافقته.
الخطوة 2: اضغط «مصروف جديد»
اضغط «إضافة إيصال» لإرفاق صورة أو ملف PDF حتى 10 ميغابايت؛ ولا يستطيع فتحه إلا فريقك. املأ «المورد» و«التاريخ» و«الإجمالي» شاملًا الضريبة و«الضريبة»، ثم «الفئة» و«الدفع» (مدفوع مع يوم الدفع، أو غير مدفوع مع تاريخ استحقاق) و«طريقة الدفع».
يطلب «التعبئة من الإيصال» على إيصال مضاف من الذكاء الاصطناعي قراءته، ويملأ ما وجده. راجع كل حقل قبل الحفظ: لا يُحفظ شيء حتى تحفظ أنت، وتُحتسب كل قراءة رسالة ذكاء اصطناعي من باقتك.
الخطوة 3: اختر عدد مرات التكرار
للإيجار أو الاشتراك، اضبط «التكرار» على «كل أسبوع» أو «كل شهر» أو «كل 3 أشهر» أو «كل سنة»، وتاريخ «يتكرر حتى» إن كان له نهاية. وفي كل موعد يُضاف مصروف جديد غير مدفوع ويُرسل للموافقة.
الخطوة 4: اضغط «حفظ وإرسال للموافقة»
ينتظر المصروف موافقة مدير. يحتفظ به «حفظ كمسودة» لوقت لاحق، ويمكن للمدير الضغط على «حفظ والموافقة» بدلًا من ذلك.
الخطوة 5: اضغط «موافقة»
يفتح المدير مصروفًا ينتظر ويضغط «موافقة»، أو «رفض» مع سبب يراه من أضاف المصروف ويمكنه تصحيحه. ويسجّل «تحديد كمدفوع» يوم الدفع.
المصروف الموافق عليه مقفل. يستطيع المدير الضغط على «إعادة فتحه كمسودة» لتغييره.
الخطوة 6: افتح تبويب «التقرير»
اختر «الفترة»، و«التجميع حسب» الشهر أو الفئة أو المورد أو الموافقة، وحدّد في «يشمل» ما يدخل في التقرير، ثم اضغط «عرض». يعرض «ما بقي للدفع» المصروفات غير المدفوعة المتأخرة أو القريبة الاستحقاق. ولا تُجمع أبدًا مبالغ بعملات مختلفة معًا.
الخطوة 7: أدِر فئاتك في الإعدادات
تبدأ الإعدادات بقائمة فئات مثل «الإيجار» و«الخدمات (ماء وكهرباء)» و«المستلزمات». أضف فئاتك تحت «فئة جديدة»، أو اضغط «أرشفة» لإخراج فئة من النموذج؛ وتحتفظ بها المصروفات التي تحملها. ويعرض «المصروفات المتكررة» كل تكرار مع «إيقاف».
نصائح
- لا تُفتح الإيصالات إلا لأعضاء فريقك بعد تسجيل دخولهم.
- تضم الإعدادات أيضًا «العملة الافتراضية» للمصروفات الجديدة، وعدد الأيام التي تُعد قريبة الاستحقاق في التقرير.
الحدود والتفعيل
- تطبيق المصروفات متوقف إلى أن يفعّله المالك أو المدير من «التطبيقات».
- يمكن لباقتك أن تحدّ من عدد المصروفات التي تضيفها يدويًا كل شهر. وتُحتسب المصروفات المتكررة التي تُنشأ في موعدها ضمن هذا الحد لكنها لا تُوقف أبدًا. لا يوجد حد ما لم تحدده باقتك.
هل توقفت عند خطوة؟ اسأل فريقنا