القنوات والموصّلات
صندوق البريد الوارد
تصل الرسائل المرسلة إلى عنوان الدعم لديك إلى صندوق الوارد المشترك على شكل محادثات، وتعود الردود من صندوق الوارد إلى العميل بالبريد الإلكتروني.
من يمكنه استخدامه: الأدوار «المالك» و«مدير»، أو دور مخصّص يملك صلاحية «تغيير إعدادات مساحة العمل واتصالاتها». يتطلب الرد على هذه المحادثات في صندوق الوارد صلاحية «الرد على المحادثات وتوليها وإسنادها» (الأدوار «المالك» و«مدير» و«وكيل»).
تعرض الصور الشاشات بالإنجليزية، أما الخطوات فتذكر الأزرار والتبويبات بأسمائها التي تظهر في لوحة التحكم بالعربية.
الخطوة 1: افتح لوحة البريد الإلكتروني في القنوات
اضغط «الموصلات» في القائمة الجانبية، ثم «القنوات». تعرض لوحة البريد الإلكتروني «غير متصل» إلى أن تفعّل صندوق الوارد.
الخطوة 2: املأ «عنوان الرد»
استخدم عنوان الدعم الذي تحوّل بريده إلى MagizAI، مثل support@yourcompany.com. يراه العملاء في ردودك ويردّون عليه، فيعود ردهم إلى المحادثة نفسها.
الخطوة 3: اضغط «تفعيل صندوق البريد الوارد»
ينشئ MagizAI عنوانًا واردًا لمساحة عملك ويعرضه في اللوحة مع زر «نسخ». وتتحول الشارة إلى «متصل».
الخطوة 4: وجّه مزوّد البريد إلى العنوان الوارد
اضبط قاعدة التحليل الوارد (inbound parse) أو التحويل لدى مزوّدك لترسل كل رسالة إليه: Mailgun Routes أو Postmark inbound أو SendGrid Inbound Parse أو أي خدمة تحويل ترسل الرسالة. يقرأ MagizAI المرسل والموضوع والجزء النصي العادي.
يحتوي العنوان على قيمة سرية: من يملكه يستطيع إدخال بريد إلى صندوق الوارد لديك. أبقِه داخل إعدادات مزوّد البريد.
الخطوة 5: أجب عن البريد في صندوق الوارد
تصبح كل رسالة محادثة بقناة البريد الإلكتروني تبدأ بسطر موضوعها، وتنضم إليها الرسائل اللاحقة من المرسل نفسه ما دامت مفتوحة. ويصل ردك إلى العميل بالبريد الإلكتروني بموضوع يبدأ بـ «Re:» يليه موضوعه.
الخطوة 6: أرسل الردود من خادم البريد الخاص بك
إلى أن تفعل ذلك، تخرج الردود من عنوان MagizAI باسم مساحة عملك. ويُضبط خادمك الخاص من الإعدادات، البريد الإلكتروني، كما يشرح موضوع بريد مساحة العمل.
الخطوة 7: فعّل «الرد على البريد الوارد تلقائيًا»
افتح روبوت الدردشة، ثم «الإعدادات» وتبويب «القنوات»؛ فعّله هناك واضغط «حفظ التغييرات». يجيب المساعد بعدها عن كل رسالة بالمعرفة نفسها التي يستخدمها في الدردشة؛ والإجابة التي تقل عن «الحد الأدنى للثقة قبل الإرسال» (40 ما لم تغيّره) تُترك لشخص يراجعها.
يتوقف نهائيًا بمجرد أن يرد زميل في سلسلة الرسائل، ولا يجيب أبدًا عن البريد الآلي مثل عناوين noreply، ويرسل 5 ردود على الأكثر في السلسلة الواحدة و60 ردًا في الساعة لمساحة العمل.
الخطوة 8: اضغط «قطع الاتصال»
يطلب التأكيد أولًا، ثم يعطّل العنوان الوارد، ويُرفض البريد المرسل إليه. وعند تفعيل صندوق الوارد من جديد يُنشأ عنوان جديد لمزوّدك.
نصائح
- يذهب البريد إلى أول روبوت دردشة نشط لديك، لذا فعّل الردود التلقائية عليه.
- عندما تكون الردود التلقائية معطّلة، تنتظر كل رسالة في صندوق الوارد شخصًا يرد عليها.
الحدود والتفعيل
- لمساحة العمل عنوان بريد وارد واحد.
- يحتاج صندوق البريد الإلكتروني الوارد إلى باقة تشمله. ومن دونها لا يمكن تشغيل عنوان الاستلام، وتصل الرسائل المرسلة إلى عنوان أُعد من قبل إلى صندوق الوارد لفريقك، لكن الذكاء الاصطناعي لا يرد عليها.
هل توقفت عند خطوة؟ اسأل فريقنا