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MagizAI

Support hors horaires

Un chatbot hors horaires d'ouverture qui dit quand l'équipe revient

Un chatbot hors horaires d'ouverture répond aux clients quand personne dans l'équipe n'est au travail. L'IA de MagizAI répond à toute heure à partir de votre contenu, sur votre site et WhatsApp. En dehors des horaires que vous fixez, elle indique quand votre équipe revient et prend une adresse e-mail pour la réponse, au lieu de promettre une personne absente.

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Votre chatbot est créé en 60 secondes environ. Vous ne savez pas comment l'entraîner ? Notre équipe l'entraîne et configure tout pour vous, des intégrations à l'entraînement, sans frais. Comment fonctionne l'installation offerte

Ce qui se passe quand vous êtes fermé

  • L'IA répond à toute heure

    Les visiteurs obtiennent une réponse tirée de vos pages, fichiers et questions-réponses, à 3 h du matin comme à 15 h. Quand votre contenu ne couvre pas une question, elle le dit au lieu de deviner.

  • Des horaires que vous fixez

    Dans Réglages, vous choisissez le fuseau horaire de votre équipe, les heures d'ouverture de chaque jour, les services de nuit et les jours fériés. Les horaires restent désactivés tant que vous ne les activez pas, et d'ici là votre équipe est considérée comme toujours disponible.

  • Il dit quand votre équipe revient

    En dehors de vos horaires, le chatbot indique au client le jour et l'heure où votre équipe sera de nouveau disponible. Il ne dit pas qu'une personne rejoint la conversation.

  • Il prend un e-mail pour le lendemain

    Par défaut, une demande de personne faite hors horaires est quand même mise en file d'attente pour votre équipe, pendant que le chatbot propose de prendre une adresse e-mail et continue d'aider. Votre équipe reçoit l'adresse avec le message du client.

  • Des alertes qui suivent vos horaires

    Votre équipe est prévenue dans le tableau de bord et par e-mail, et dans Slack, Teams ou Discord s'ils sont connectés. Si vous utilisez l'alerte WhatsApp vers votre numéro d'astreinte, elle reste muette hors horaires tant que vous ne cochez pas l'option qui l'envoie.

  • Un récapitulatif chaque matin

    Activez le récapitulatif quotidien : votre équipe reçoit chaque matin un e-mail sur les conversations de la veille, avec celles que l'IA a traitées, celles passées à l'équipe, les nouveaux prospects et les questions restées sans réponse.

Trois étapes pour le régler

  1. 01

    Entraînez le chatbot

    Donnez-lui l'adresse de votre site, vos fichiers et vos questions-réponses, pour qu'il puisse répondre seul quand personne n'est là.

  2. 02

    Fixez vos horaires d'ouverture

    Ouvrez Réglages, Heures d'ouverture. Choisissez votre fuseau horaire, les heures de chaque jour et vos jours fériés.

  3. 03

    Choisissez la suite hors horaires

    Trois choix : mettre la conversation en file d'attente et demander un e-mail, la mettre en file d'attente pour une personne, ou laisser l'assistant s'en charger. Décidez ensuite si les alertes WhatsApp partent aussi hors horaires.

Lire le guide d'installation

Les questions qu'on nous pose

Que fait un chatbot en dehors des horaires d'ouverture ?

Il continue de répondre à partir de votre contenu, car l'IA ne dépend pas de vos heures d'ouverture. Ce qui change, c'est le relais : en dehors des horaires que vous fixez, il indique au client quand votre équipe revient et peut prendre une adresse e-mail pour la réponse.

Que dit-on à un client qui demande une personne la nuit ?

On lui dit clairement que l'équipe est absente et quand elle sera de nouveau disponible, par exemple lundi à 09:00. Le chatbot propose de prendre son adresse e-mail pour que l'équipe réponde, et continue d'aider entre-temps. La fenêtre de chat contient aussi un formulaire Parler à un conseiller, qui demande une adresse e-mail et le motif.

Comment mon équipe est-elle prévenue hors horaires ?

Une alerte de relais apparaît dans le tableau de bord et part par e-mail et par notification push vers les agents qui les ont activés, ainsi que dans Slack, Teams ou Discord si vous en avez connecté un. L'alerte WhatsApp vers votre numéro d'astreinte est retenue hors horaires, sauf si vous cochez Envoyer aussi les alertes WhatsApp en dehors des horaires.

Que se passe-t-il le lendemain matin ?

La conversation est dans votre boîte de réception avec tout l'échange, l'adresse e-mail du client et sa demande. Votre équipe répond par e-mail, ou depuis la boîte de réception si le client a écrit sur WhatsApp et que la fenêtre de 24 heures de Meta est encore ouverte. Le contact est aussi enregistré dans Contacts.

Puis-je éviter que des conversations attendent toute la nuit ?

Oui. Choisissez Laisser l'assistant s'en charger : aucune conversation n'est mise en file d'attente hors horaires, le chatbot aide autant qu'il peut et ne propose pas de passer la main. À réserver au cas où personne ne travaille à ces heures.

Fonctionne-t-il sur WhatsApp hors horaires ?

Oui. Les mêmes horaires s'appliquent au chat de votre site et à votre numéro WhatsApp, et l'IA répond aux deux à toute heure. WhatsApp passe par l'API WhatsApp Cloud officielle de Meta et ne transporte que du texte.

Dois-je définir des horaires d'ouverture ?

Non. Sans horaires, votre équipe est considérée comme toujours disponible et une demande de personne la prévient à toute heure. Si personne ne répond dans le délai que vous fixez, cinq minutes sauf changement, la conversation revient à l'IA, qui propose de prendre une adresse e-mail.

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Continuez de répondre après la fermeture

L'IA répond à toute heure. Une personne répond pendant les horaires que vous fixez.

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